Assistent*in Administration 40%

Die SKDZ, Schule für Kunst und Design Zürich, ist die führende berufsbegleitende Kunstschule der Schweiz. Wir bieten ein vielfältiges Angebot an gestalterischen Aus- und Weiterbildungen.

Zur Unterstützung der Schuladministration suchen wir eine motivierte und zuverlässige Persönlichkeit als

Assistent*in Administration 40% (Mittwoch zwingend, Ferienablösung mind. 60%)

Eintritt nach Vereinbarung

Ihre Aufgaben:

Ihr Einsatz ist an vielen Stellen gefragt: Zu Ihren Hauptaufgaben gehören die Bearbeitung der täglich eingehenden E-Mailanfragen, An- und Abmeldeprozesse in unserer Schulsoftware und der Telefondienst. Ebenso gehören zu Ihren Aufgaben das regelmässige Kontrollieren des Materiallagers, das Bereitstellen
des Materials für die Kursgruppen und das Erfassen von Debitoren und Kreditoren in unserer digitalen Buchhaltung. Dabei unterstützen Sie mit viel Engagement die administrative Leitung, die im 90% Pensum arbeitet, und erledigen auch einfache administrative Arbeiten umsichtig, präzise und zuverlässig. Nach der Einführungsphase ist zudem vorgesehen, dass Sie auch weiterführende Aufgaben übernehmen wie bspw.
die Aktualisierung der Webseite. Die Vielzahl der Anliegen und die oft zeitnah zu bearbeitenden Anfragen bedingen eine professionelle Organisation des Sekretariatsbetriebs und eine optimale Strukturierung der Abläufe. Daher ist es erforderlich, dass Sie sich gut auf unterschiedliche Sachverhalte einstellen und
vernetzt denken können. Situationsgerechtes Agieren und das Priorisieren von Aufgaben sind ebenfalls gefragt. Summa summarum: Sie kümmern sich mit viel Freude um täglich anfallende Anliegen und prägen
als sympathische Ansprechpartnerin - zusammen mit der administrativen Leitung - die Innen- und Aussen-wirkung der Schule mit.

Ihr Profil:

Für diese Position bringen Sie eine kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in der Büroadministration mit, sowie idealerweise Erfahrung aus dem Umfeld einer Bildungsinstitution. Zwingende Voraussetzung sind sehr gute PC-Anwenderkenntnisse (Office Programme - vorwiegend Word und Excel) und eine Affinität für das schnelle Einarbeiten in verschiedene Programme unserer Verwaltungssoftware. Sie verfügen über ein sehr gutes Gefühl für sprachlichen Ausdruck, stilsichere Deutschkenntnisse und können sich auch in Englisch Ausdrücken (einfache Korrespondenz). Sie sind sich gewöhnt an gleichbleibendes präzises Arbeiten – auch in hektischen Zeiten.

Wir wünschen uns eine Persönlichkeit, die den täglichen Anforderungen mit Eigeninitiative begegnet und engagierten Einsatz zeigt, unternehmerisch denkt, gute Sozialkompetenzen mitbringt, nett und unkompliziert ist und mit ihrer speditiven Arbeitsweise für echte Entlastung sorgt.

Es handelt sich in erster Linie um eine Supportfunktion, diese ist aber durchaus abwechslungsreich und vielseitig und bei entsprechender Eignung ausbaubar. Sie dürfen sich auf ein sympathisches, offenes Team und einen modern eingerichteten Arbeitsplatz in Zürich freuen.

Ihre digitale Bewerbung (CV mit Foto, Motivationsschreiben, Zeugnisse) senden Sie bitte bis zum
30. September 2023 an Cristina Rubio, Leitung Administration, admin@skdz.ch. Wir freuen uns auf
Ihre Bewerbungsunterlagen. Weitere Auskünfte erhalten Sie gerne über das Sekretariat 044 451 81 81.